Datenschutzerklärung

Hinweis: Dieser Entwurf wurde automatisiert erstellt und ersetzt keine rechtliche Prüfung. Bitte vor Veröffentlichung von einer sachkundigen Person gegenlesen lassen.

1. Verantwortlicher

2. Übersicht der Verarbeitungen

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung des KeDo Terminbuchungs-Tools durch (a) Nutzer:innen mit einem Konto (Organisationsinhaber, Team-Mitglieder) und (b) Gäste, die über eine öffentliche Buchungsseite einen Termin buchen.

3. Kontodaten (Organisationsinhaber, Team-Mitglieder)

Bei der Registrierung und Nutzung eines Kontos verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als irreversibler Hash gespeichert, niemals im Klartext). Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Buchungsdaten (Gäste)

Bei einer Terminbuchung verarbeiten wir Name und E-Mail-Adresse des Gastes sowie den gewählten Termin. Bei Terminarten mit Vor-Ort-Option und aktivierter Fahrzeit-Pufferung übermittelt der Gast zusätzlich eine Adresse bzw. Koordinaten, die zur Berechnung der Fahrzeit zwischen Terminen verwendet werden. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung bzw. Anbahnung des Vertrags über den gebuchten Termin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Hosting: Die Anwendung und die Datenbank werden auf einem von uns betriebenen Server gehostet.
• E-Mail-Versand: Bestätigungs-, Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails werden über Microsoft 365 (Microsoft Graph API) aus dem eigenen Microsoft-Tenant der jeweiligen Organisation versendet.
• Odoo (optional): Aktiviert eine Organisation den Odoo-Modus, werden Kontakt- und Kalenderdaten ausschließlich mit der von dieser Organisation selbst betriebenen bzw. konfigurierten Odoo-Instanz synchronisiert.
• Routing-Engine (optional): Aktiviert eine Organisation die Fahrzeit-Pufferung für Vor-Ort-Termine, wird die Zieladresse des Gastes an die von dieser Organisation selbst gehostete Routing-Engine (Valhalla oder GraphHopper) übermittelt, um die Fahrzeit zu berechnen.

6. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Anmeldesitzung ein (z.B. zum sicheren Speichern eines Refresh-Tokens). Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies gesetzt.

7. Speicherdauer

Konto- und Buchungsdaten werden gespeichert, solange das Konto bzw. die Geschäftsbeziehung besteht, und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 15–21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Kontaktadresse. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.